Sectoren
De deadline van elke klant is dezelfde datum als die van alle andere. Daar zit het hele probleem.
Hoe het nu gaat
Het gemiddelde accountants- of administratiekantoor telt 6,5 fte en bedient honderden klanten met precies dezelfde inleverdata. Vier btw-rondes per jaar, het becon-inleverschema voor de aangiften IB, en een jaarrekening die binnen tien maanden na boekjaareinde opgemaakt moet zijn. De relatiebeheerder vraagt elf stukken op, krijgt er vier terug en is zelf het enige register van welke zeven er nog missen. Voor zestig klanten tegelijk.
Een dossier staat op wachten op klant. Waarop precies, en hoeveel dagen er nog tot de inleverdatum zijn, staat nergens vast. Het opvragen ging per mail, dus er is geen gedeelde status, geen automatische herinnering en geen teller. In het jaarrekeningseizoen groeit die stapel sneller dan iemand hem kan doorlopen, en pas in april blijkt welke dossiers het niet gaan halen.
91,7 procent van de kantoren had scan-en-herken in 2024, tegen ongeveer de helft in 2013. Het pakket automatiseert de herkenning, niet het oordeel: btw-code, kostenplaats, investering of kosten, en of de leverancier überhaupt in de crediteurenstamgegevens staat. Uitzonderingen blijven liggen tot iemand ze oppakt, en dat is meestal de week vóór de inleverdatum. Zit een klant in een systeem dat het pakket niet leest, dan valt die hele stroom terug naar handwerk.
Vier btw-rondes, een jaarrekeningseizoen en het becon-inleverschema leggen de druk elk jaar op precies dezelfde weken. Ruim 35 procent van de kantoren noemt piekbelasting de grootste uitdaging. Werven lost dat niet op: ruim 12 procent van de formatie staat open en een vacature voor een accountant of fiscalist blijft gemiddeld acht maanden staan. De declarabele uren per medewerker daalden ondertussen met 3,9 procent naar ongeveer 976 in 2024.
Het boekhoudpakket weet wat er geboekt is, het fiscale pakket wat er is ingediend, de samenstelsoftware waar de jaarrekening staat. Vraag een van de drie welke klanten 1 mei niet gaan halen en er komt geen antwoord, want een inleverdatum is in geen van die pakketten een veld. In Nederland noemt 31 procent van de kantoren beperkte koppelingen het grootste pijnpunt. Dus staat de datum in een Excel per vestiging, en kent alleen de bijhouder de echte stand.
Wat wij bouwen voor deze sector
Geen menukaart met producten. Dit zijn de onderdelen die zich in dit vak meestal als eerste terugverdienen.
Niet nóg een scanoplossing, maar wat eromheen hoort: binnenkomst uit elk kanaal dat een klant echt gebruikt, dubbele facturen eruit, regels voor btw-code, kostenplaats en project, en uitzonderingen die naar een mens gaan in plaats van naar een stapel. Daarna doorzetten naar het pakket waar die klant in zit, Exact Online, Twinfield of SnelStart. Inclusief het gat dat go2UBL achterliet toen het per 31 december 2025 als losse dienst stopte.
Onderdeel van Document- & factuurautomatiseringZet elke klant en elke dienst op de kalender die echt bindt: de btw-ronde, het becon-inleverschema, de jaarrekening, de loonaangifte. Het systeem telt af naar de datum, laat zien wie compleet is en wie waarop vastzit, stuurt zelf herinneringen en escaleert naar de relatiebeheerder zodra de datum sneller opschuift dan het dossier. Elke stap wordt gelogd, zodat de aanlever- en goedkeurhistorie bij de kwaliteitstoetsing gewoon uit het systeem komt.
Onderdeel van Bedrijfsprocessen automatiserenDe klant logt in en ziet zijn eigen PBC-lijst met de datum erbij: wat is binnen, wat ontbreekt, waar nog een handtekening op moet en hoeveel dagen er nog zijn. Uploaden gaat direct, ondertekenen digitaal, en beide kanten kijken naar dezelfde status. PinkWeb en Mijn Kantoor doen dit prima, maar generiek en aan één leverancier vast. Zelf bouwen wint zodra er meerdere pakketten achter hangen, of het Wwft-cliëntenonderzoek in hetzelfde portaal hoort.
Onderdeel van Klant- en partnerportalenLeidraad 2 van NBA en NOREA, gepubliceerd op 4 juni 2026, trekt de lijn: AI mag, maar validatie en professioneel oordeel blijven de basis en een black box is geen optie. Zo bouwen we het ook. AI stelt voor, de accountant keurt goed, het systeem logt allebei. Concreet: vragen stellen aan een dossier, afwijkingen signaleren vóór indiening in plaats van in de suppletie erna, en concept-adviesbrieven uit de cijfers.
Onderdeel van AI-integratieNmbrs zet SOAP in 2027 uit en wijst nieuw werk naar REST: een datum die al in de agenda staat zonder dat iemand hem heeft ingepland. Daaromheen: Exact Online heeft een gedocumenteerde REST API per administratie, SnelStart vereist OAuth, een webhook-URL en een certificeringsstap vóór productie, Twinfield en Silverfin hebben een developerportaal, AFAS werkt met connectoren. Die verbindingen leggen wij, inclusief de mapping naar RGS.
Onderdeel van Systeemkoppelingen & API'sDe zeven kengetallen waar een kantoor op stuurt staan nu in vier systemen: declarabiliteit, realisatiegraad, effectief uurtarief, productiviteit per fte, onderhanden werk, doorlooptijd factuur en retentie. Wij trekken ze samen uit urenregistratie, facturatie en CRM, met de bezetting afgezet tegen de weken waarin het druk wordt. Plus de schermen die niemand verkoopt maar iedereen nodig heeft: dossieroverdracht, becon-bewaking, en de Excel die één vestiging al jaren stiekem bijhoudt.
Onderdeel van Interne tools en beheerpanelenSystemen waar we op aansluiten
Het scherpste detail zit in RGS. Vijf niveaus, waarvan het vijfde, het mutatieniveau, er speciaal voor accountants is, met RGS Ready-certificering via rgsready.nl en een register dat GBNED bijhoudt. Mapt de ene administratie op rekeningniveau en de andere op rubriekniveau, dan vergelijkt een dashboard over vierhonderd klanten twee verschillende dingen.
Dit is geen uitputtende lijst en we zijn van niets hiervan reseller. Heeft een systeem een API, een database of een export, dan kunnen we er meestal mee werken. Kan dat niet, dan zeggen we dat voordat je iets uitgeeft.
Regels waar je mee te maken hebt
De kwaliteitstoetsing komt op een cyclus die je niet zelf bepaalt: een zesjaarscyclus met ontwikkelgesprekken ertussen, en een kortere frequentie zodra je controles doet. Op dat moment is de vraag niet of het werk goed is gedaan, maar of je kunt laten zien dát het goed is gedaan, in dossiers van drie jaar terug.
Wat er verandert
Nu
Boekhouding staat voor de meeste klanten in Exact Online, een portefeuille uit een overname zit nog in Twinfield en een handvol klanten op SnelStart. Facturen komen binnen via Basecone, uren gaan in Simplicate, salaris draait in Nmbrs voor 180 werkgevers. Stukken worden per e-mail opgevraagd en per vestiging bijgehouden in een Excel-bestand. Elke btw-ronde kost de kantoormanager twee volle dagen uitzoekwerk. In het jaarrekeningseizoen loopt de stapel wachten op klant op tot ruim honderd dossiers.
Straks
Eén aanlever- en voortgangssysteem bovenop de bestaande pakketten. Per klant per dienst, btw, IB, jaarrekening en salaris, een PBC-lijst met status en datum. De klant logt in op een portaal in de huisstijl van het kantoor, ziet exact wat er openstaat, uploadt direct en tekent digitaal. Herinneringen gaan automatisch en escaleren naar de relatiebeheerder. Aanlevering wordt via API doorgezet naar Exact Online, Twinfield of SnelStart, afhankelijk van waar die klant zit. Eén dashboard per vestiging: gereed, geblokkeerd, waarop, en dagen tot de inleverdatum.
Het resultaat
De kwartaalronde wordt een blik op het dashboard in plaats van twee dagen uitzoekwerk. Aanlevering schuift naar voren, dus de piek wordt platter in plaats van hoger. De goedkeurhistorie staat er per dossier, en 1 mei wordt een datum waar je naartoe werkt.
Een voorbeeldscenario gebaseerd op hoe het werk in deze sector doorgaans is ingericht, geen specifieke klant.
Vragen uit deze sector
In een onderzoek over tien landen wisselde 32 procent het afgelopen jaar van boekhoudsoftware en overweegt nog eens 47 procent dat te doen. Dat verplaatst het probleem meestal alleen: het gat zat nooit in één pakket, het zit ertussen. Wij vervangen Exact, AFAS, Twinfield, Nextens of Nmbrs dus niet. Wij bouwen de laag ertussen, precies de laag die geen enkele leverancier belang heeft om te bouwen. Kan jouw pakket het binnen een halfjaar echt, dan is wachten goedkoper dan ons inhuren.
Ja, mits je het goed regelt, en dat hoort bij de bouw. Autorisatie per dossier en per medewerker, een verwerkersovereenkomst, hosting binnen de EU, en een audit log die vastlegt wie wat wanneer heeft gezien of gewijzigd. Bewaartermijnen zetten we op de fiscale bewaarplicht van zeven jaar, met gedocumenteerde verwijdering daarna. Dat logboek is trouwens geen last: bij de kwaliteitstoetsing is het precies wat je anders met de hand moet reconstrueren.
Elke bouw moet een scherm weghalen, niet toevoegen, en dat is de toets die wij zelf aanleggen. Een accountant is gemiddeld acht uur per maand kwijt aan tijdschrijven. Die uren komen niet allemaal terug als declarabele uren, maar bij een uurtarief rond 95 euro is de helft ervan al zo'n 380 euro per medewerker per maand. In een onderzoek onder ruim honderd accountants (Maxiality, oktober 2024) meldde driekwart minder stress zodra de registratie automatisch liep.
Niet in maart of april. Wij stellen dus nooit een go-live in het hoogseizoen voor. Het ritme dat wel werkt: verkennen in de zomer, bouwen in Q3 en Q4, live vóór de eerste btw-ronde van het nieuwe jaar en in elk geval vóór 1 mei, wanneer het becon-uitstel aangevraagd moet zijn. Daarna loopt het inleverschema, en afwijken daarvan kan je uitstel in latere jaren raken. We leveren bovendien gefaseerd op, zodat het eerste onderdeel al draait terwijl de rest nog gebouwd wordt.
Verwante sectoren
Uitzend & recruitment
Software voor uitzendbureaus, detacheerders en payrollbedrijven: de koppeling tussen frontoffice en backoffice, de urenstroom richting verloning, en een Wtta-dossier dat een inspectie doorstaat.
Zorg
Zorgmedewerkers besteden 31% van hun werktijd aan administratie. Wij bouwen de koppelingen, portalen en stuurinformatie om het ECD heen, zonder het dossier zelf aan te raken.
Groothandel & distributie
Bestelportalen die klantspecifieke prijzen en vrije voorraad live uit Exact of Business Central halen, met de 2BA- en GS1-data erachter. Voor een binnendienst die er niemand bij krijgt.
Beschrijf hoe het werk nu loopt, inclusief de stukken die met spreadsheets aan elkaar hangen. Wij zeggen wat het bouwen waard is en wat niet.
Begin het gesprek