Sectoren
Je monteurs zijn de schaarste. Elk uur administratie dat je weghaalt, hoefde je niet te werven.
Hoe het nu gaat
Bij 25 tot 250 werknemers draait de projectkant meestal netjes in Syntess, Metacom of AFAS, en loopt de servicekant daarnaast. Werkbonnen op papier of half in een app, foto's in een WhatsApp-groep, materiaal dat bij de balie is opgehaald en nooit op het werk is geboekt. Medio 2024 kwam de helft van de installatiebedrijven vakmensen tekort, bij ruim een derde liep het werk daardoor vertraging op.
De monteur schrijft de bon met de hand, maakt foto's die in een WhatsApp-groep belanden, laat de klant op papier tekenen en levert de bon vrijdag in. Of maandag. Tussen de laatste schroef en de eerste factuurregel zit een map in een bus. Die bon start de factuur en hij reist stapvoets, want het pakket dat ooit is gekocht was voor kantoor bedoeld, niet voor iemand met handschoenen aan op een dak.
De klant vraagt om even ook dat stopcontact. De monteur doet het. Niemand legt het vast, of het staat op de bon zonder handtekening. Meerwerk is geen extra werk dat je later even factureert: er hoort een waarschuwingsplicht bij, en bij de eindafrekening is het woord tegen woord. Drie tikken en een handtekening op het scherm en het staat erin. Een formulier op kantoor en het gebeurt niet. RGS-contracten sluiten meerwerk meestal uit, dus wat dit je daar kost, hangt af van wat die corporatie heeft getekend.
De calculatie zit in Ibis of in het ERP. De uren in een urenpakket. Het materiaal komt binnen als inkoopfacturen van vijf groothandels. Iemand zet dat achteraf in Excel naast elkaar, meestal ver na oplevering. En wat de monteur bij de balie van de Technische Unie meenam, is nooit op het werk geboekt: de pakbon is weg en zes weken later komt er een verzamelfactuur. De calculator leert zo niets van zijn eigen werk.
Bij oplevering moet er een dossier liggen. De foto's staan op zeven telefoons, de keuringsrapporten in een mailbox, de productcertificaten bij de leverancier, de as-builttekeningen bij de tekenaar. Sinds 1 januari 2024 ligt de bewijslast voor verborgen gebreken bij de aannemer, dus zit iemand twee dagen die verdediging bij elkaar te zoeken, in de week dat het volgende project al is begonnen. Hoeveel van zo'n reconstructie houdt stand als de claim er drie jaar later ligt?
Wat wij bouwen voor deze sector
Geen menukaart met producten. Dit zijn de onderdelen die zich in dit vak meestal als eerste terugverdienen.
De monteur opent dezelfde app voor een werkbon, een servicebon en een storingsbon, en die app werkt door in een kruipruimte zonder bereik. Klant tekent op het scherm, foto's hangen aan het bouwdeel, materiaalregels trekken artikelnummers uit je conditiebestand en de VCA-check staat vóór de start. Uren gaan één keer in, zodat niemand nog een werkbon én een urenbriefje invult voor dezelfde dag.
Onderdeel van Buitendienst-appsSyntess Atrium, Bouw7, Metacom en AFAS bevatten elk een deel van de waarheid. Daartussen bouwen wij: 2BA Unifeed en de Online Conditie Server voor product- en prijsdata, ETIM op de materiaalregels, DICO SALES005 voor orders, pakbonnen en facturen, Peppol richting overheidsopdrachtgevers. Bouw7 ging in 2019 naar Exact, Syntess Group in december 2025 naar Aceve. Roadmaps schuiven. Een eigen laag is dan een verzekering.
Onderdeel van Systeemkoppelingen & API'sEen getekende werkbon wordt dezelfde dag een conceptfactuur, vanaf het dak, voordat de bus wegrijdt. Een pakbon matcht zichzelf met de inkooporder en het werk. Een onderhoudscontract maakt zelf de werkorder aan zodra het interval verstrijkt, in plaats van te wachten tot de klant belt. Termijnfacturen volgen de werkelijke voortgang.
Onderdeel van Bedrijfsprocessen automatiserenCalculatie tegenover realisatie per project, per werksoort en per monteur, met uren, materiaal en onderaanneming naast de begroting. Werkvoorraad in weken, want daar hangt je wervingsbeslissing aan, en het branchegemiddelde zakte van 46 weken in 2023 naar 31 weken in 2024. En ben je CO2-Prestatieladder gecertificeerd, dan komen brandstof-, kilometer- en inkoopdata uit dezelfde bron in plaats van uit een jaarlijkse exercitie.
Onderdeel van Dashboards & business intelligenceFoto's, keuringsrapporten volgens NEN 3140 en NEN 1010, productcertificaten en as-builttekeningen worden tijdens de uitvoering aan het bouwdeel gekoppeld, met datum en uitvoerder. Aan het eind rolt er één samenhangend dossier uit. Dat is wat art. 7:757a BW vraagt, en het levert meteen de tekeningen en berekeningen die bij een gereedmelding horen.
Onderdeel van Document- & factuurautomatiseringElke corporatie werkt anders, en het RGS-contract legt de woorden vast: welke conditiemeting, welk ingreepmoment, welke status geldt als afgehandeld. Het portaal moet hun taal spreken, niet die van jou. Anders zit je servicecoördinator het alsnog elke ochtend door de telefoon terug te vertalen, en blijft de stapel meldingen precies even hoog.
Onderdeel van Klant- en partnerportalenSystemen waar we op aansluiten
Een koppeling in deze sector is nooit alleen een API aanspreken. Het is: welke ETIM-klasse, welk DICO-berichttype, komt de prijs uit de Online Conditie Server of uit je eigen conditiebestand, en matcht het artikelnummer op de pakbon met dat op de werkbon. Klopt dat niet, dan is je nacalculatie fictie.
Dit is geen uitputtende lijst en we zijn van niets hiervan reseller. Heeft een systeem een API, een database of een export, dan kunnen we er meestal mee werken. Kan dat niet, dan zeggen we dat voordat je iets uitgeeft.
Regels waar je mee te maken hebt
Sinds 1 januari 2024 draagt de aannemer de bewijslast voor gebreken die na oplevering opduiken. Bewijs is fotomateriaal, meetrapporten, keuringsbewijzen en as-builttekeningen, per bouwdeel, herleidbaar naar de dag en naar degene die het werk deed. Daarbovenop eist vrijwel elke opdrachtgever VCA, en bij aanbestedingen telt je CO2-trede mee in de prijs.
Wat er verandert
Nu
Ongeveer 3.500 tot 4.500 servicebonnen per jaar over 12 servicemonteurs. Bonnen op papier, in drievoud, klant tekent, monteur levert in. Foto's in twee WhatsApp-groepen. Storingen komen binnen via telefoon en e-mail en worden op een whiteboard verdeeld. Materiaal dat bij de balie van Rexel of de Technische Unie is opgehaald, komt zelden op het juiste werk. De administratie verwerkt de bonnen één keer per week, dus de servicefacturatie loopt 10 tot 15 dagen achter. Of de responsietijd is gehaald, kan niemand aantonen.
Straks
Een werkbonnen-app voor de buitendienst die offline werkt, met handtekening op het scherm, foto's per installatie, materiaalregels uit het conditiebestand en de veiligheidscheck vóór de start. Een planbord dat openstaande storingen, de posities van de monteurs en hun certificeringen naast elkaar zet. Een koppeling die de getekende bon als conceptfactuur en urenregel in Syntess zet en pakbonnen matcht met de juiste werkorder. Een portaal voor de 25 grootste contractklanten.
Het resultaat
Servicefacturatie verschuift van na de weekverwerking naar de dag erna. Materiaal komt op het juiste werk, waardoor de nacalculatie op servicecontracten eindelijk betekenis krijgt. De VCA-registratie is aantoonbaar in plaats van reconstrueerbaar. Syntess houdt calculatie, inkoop en de administratie.
Een voorbeeldscenario gebaseerd op hoe het werk in deze sector doorgaans is ingericht, geen specifieke klant.
Vragen uit deze sector
Dat vervangen we niet. Calculatie, inkoop en de financiële administratie horen in het ERP en blijven daar. Maatwerk hoort aan de randen: de buitendienst, het portaal dat je opdrachtgever eist, de rapportage in zijn format, en de koppelingen waarvoor geen standaardconnector bestaat. En heb je acht monteurs, dan is Simple Simon of OutSmart het goede antwoord. Dat zeggen we dan gewoon.
Terecht bezwaar. Uit de branchecijfers: 20% van de werknemers is qua kwalificatie en ervaring onvoldoende toegerust, en de uitstroom was in 2024 met 23.100 mensen de hoogste ooit. Een app die er een handeling bij doet, wordt afgewezen, en dat is logisch. De ontwerptoets is of de monteur minder doet dan eerst: één keer invoeren in plaats van twee, geen avondrit naar kantoor. Offline werken is geen extraatje. Start met één ploeg, en niet in het hoogseizoen.
Omdat wat overblijft ander werk is. Het aantal geregistreerde zonnepaneelinstallaties zakte van 298.100 in 2024 naar 159.955 in 2025, een daling van 46 procent, en het aantal zonnepaneelinstallateurs liep in zeven opeenvolgende kwartalen terug van 3.293 naar 2.748, min 17 procent. Warmtepompen in woningen daalden in 2024 met 35 procent, ruwweg 51.000 installaties minder. Wie overeind bleef verkoopt geen panelen meer maar advies: eigen verbruik, thuisbatterij, slim sturen, met een onderhoudscontract eronder. Daar hoort scenariocalculatie bij, een offerte die de klant kan volgen, en monitoring erna. Het installatieproductievolume wordt voor 2026 op plus 2,4 procent geraamd. Het werk is niet weg, het is verschoven.
Dat is juist het argument ervóór. Bij drie corporaties heb je drie portalen, drie rapportageformats en drie sets statusbenamingen, en wat er vandaag tussen zit is je werkvoorbereider. Leg het werk één keer vast, in je eigen structuur, en lever het daarna uit in de vorm die elke opdrachtgever eist: hun portaal waar een API is, een gestructureerde inbox waar die er niet is, DICO SALES005 richting de hoofdaannemer, Peppol richting de overheid. Jij houdt de data. Zij houden hun format.
Verwante sectoren
Maakindustrie
Tussen je ERP en de werkvloer: digitale werkbonnen, machinedata en nacalculatie per order. Uren die dezelfde dag in Ridder iQ, Isah of MKG staan, en een marge per order die de DGA voor het eerst ziet.
Logistiek & transport
Wij bouwen naast je TMS, niet eroverheen: koppelingen, kostprijs per rit inclusief de vrachtwagenheffing, een chauffeursapp die geen uitleg nodig heeft en een portaal dat het bellen stopt.
Groothandel & distributie
Bestelportalen die klantspecifieke prijzen en vrije voorraad live uit Exact of Business Central halen, met de 2BA- en GS1-data erachter. Voor een binnendienst die er niemand bij krijgt.
Beschrijf hoe het werk nu loopt, inclusief de stukken die met spreadsheets aan elkaar hangen. Wij zeggen wat het bouwen waard is en wat niet.
Begin het gesprek